文件資料管理制度（通用6篇）
1. 文件資料管理制度 篇一
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。
2適用范圍
適用嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務(wù)資料等。
3職責(zé)
3.1客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理。
3.2客服中心負(fù)責(zé)所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。
4質(zhì)量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書:外來文件、內(nèi)部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓(xùn)檔案。
c.經(jīng)營財務(wù):經(jīng)營合同、財務(wù)資料。
d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。
e.工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料(大、中修年度計劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點(diǎn)部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)資料。
f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件,如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的.標(biāo)準(zhǔn)等外來文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進(jìn)行認(rèn)真查驗,并辦理交接登記手續(xù),同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件,在特殊情況下可使用復(fù)印件,但必須附上說明。
c.歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷(格式見標(biāo)識一)和編號,檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
b.資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗小?/p>
d.每年年底進(jìn)行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作,對破損或變質(zhì)檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4.1.4檔案盒的運(yùn)用(格式見標(biāo)識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調(diào)閱權(quán)限:
a)財務(wù)資料除主任外,非財務(wù)人員查閱財務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn),財務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
b)查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
c)查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
b.本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限,或涉及機(jī)密的檔案資料時,應(yīng)填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內(nèi)歸還,書籍45日內(nèi)歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時,應(yīng)辦理清點(diǎn)、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,不得隱瞞不報,應(yīng)立即寫出書面報告,并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要:通知、工作聯(lián)系函、會議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。
b.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發(fā)放。
c.對外聯(lián)系函:由相關(guān)部門起草,管理處負(fù)責(zé)人審批(重要事項)后發(fā)文。
d.外部來函:管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應(yīng)對批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求
a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應(yīng)建立一戶一檔制,并實(shí)行電腦化管理。
b.業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應(yīng)有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。
c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關(guān)內(nèi)容。
d.業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密,嚴(yán)禁外借。
4.2.3工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調(diào)閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關(guān)借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。
5記錄、標(biāo)識
5.1標(biāo)識一:立卷格式
5.2標(biāo)識二:檔案盒卷脊格式(側(cè)面)
5.3標(biāo)識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式
5.4標(biāo)識四:對外聯(lián)系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
2. 文件資料管理制度 篇二
一、收文制度
接收國家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當(dāng)由辦公室保密人員拆封。同時應(yīng)單獨(dú)設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時履行清點(diǎn)、登記、編號、簽收等手續(xù)。
二、發(fā)文制度
分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴(kuò)大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號、簽收手續(xù)，并嚴(yán)格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定;簽收時必須逐件清點(diǎn)、核對。
傳遞涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)通過保密員進(jìn)行，文件應(yīng)包裝密封，嚴(yán)格按規(guī)定登記簽收。
三、制作(打印)制度
四、閱讀(傳閱)制度
涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達(dá)、閱讀，不得擅自擴(kuò)大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負(fù)責(zé)專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號和閱讀時間等，閱后簽字并主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機(jī)要室閱讀，絕密級文件應(yīng)當(dāng)即閱即批即退，并有保密員在場。
五、借閱制度
閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的辦公場所進(jìn)行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴(yán)格的`借閱記錄手續(xù)。借閱人對文件負(fù)有安全和保密的責(zé)任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴(yán)禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應(yīng)按時限要求及時追回。
密級文件資料，未經(jīng)密級確定機(jī)關(guān)、單位或者上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，禁止復(fù)制、復(fù)印、摘抄、匯編。如復(fù)印、摘抄、匯編機(jī)密級和秘密級文件，必須經(jīng)批準(zhǔn)并履行審批手續(xù)，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。
六、清退制度
按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)清退的涉密文件、資料，原則上應(yīng)按要求退回原制發(fā)的機(jī)關(guān)、單位。特殊情況的，應(yīng)說明原因并報經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)同意。
七、銷毀制度
需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批，并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運(yùn)和監(jiān)銷。嚴(yán)禁將涉密載體作為廢品出售。
3. 文件資料管理制度 篇三
工程項目文件資料管理制度
①項目部文件資料(含甲方、監(jiān)理及公司主管部門文件資料)，必須及時傳達(dá)到相關(guān)單位及相關(guān)人員。
②合同文件，凡由項目部負(fù)責(zé)簽訂的合同，必須經(jīng)相關(guān)部門審查，報總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方實(shí)施。
③設(shè)計院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位。
④專業(yè)工程師簽認(rèn)的`變更(通知)、簽證，由項目經(jīng)理審查上報甲方簽認(rèn)后，蓋技術(shù)專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位;
⑤外購件發(fā)至工地由施工員簽收，單據(jù)交由資料員復(fù)印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收，項目經(jīng)理簽字確認(rèn)。一份返回公司一份施工員管，復(fù)印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
4. 文件資料管理制度 篇四
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的.確定。
2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1.技術(shù)文件的種類
（1）技術(shù)類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。
（2）管理類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項目的合同；項目資料；項目預(yù)算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時對文件進(jìn)行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。
（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計更改單》。
《設(shè)計更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（a）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設(shè)計、工藝負(fù)責(zé)人簽名；
（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
（4）技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時應(yīng)作出標(biāo)記）。
5. 文件資料管理制度 篇五
工程施工工程部文件資料管理制度：
①項目部文件資料（含甲方、建立及公司主管部門文件資料），必須在四小時內(nèi)傳達(dá)到部門崗位人員，根據(jù)相應(yīng)文件內(nèi)容傳達(dá)到相關(guān)單位；
②合同文件，凡由工程項目部負(fù)責(zé)簽訂的合同，必須確認(rèn)合同方法律資格，經(jīng)相關(guān)部門審查，報總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方施行。根據(jù)合同，圖紙由工程部統(tǒng)一發(fā)放，相關(guān)專業(yè)工程師保留一套，妥善保管使用，竣工后交回工程部，以備存檔或滿足其它需要；
③設(shè)計院、甲方簽署的`變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位，專業(yè)工程師資料留做備份。
④專業(yè)工程師簽認(rèn)的變更（通知）、簽證，由項目經(jīng)理審查上報甲方簽認(rèn)后，蓋技術(shù)專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位；
⑤外購件發(fā)至工地由項目副經(jīng)理和施工員簽收，單據(jù)交由資料員復(fù)印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。
從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收，項目經(jīng)理簽字確認(rèn)。一份返回公司一份施工員管，復(fù)印一份資料員存檔。
采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
6. 文件資料管理制度 篇六
賬號密碼管理辦法
為維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行，確保公司各項文件資料不受侵害，促進(jìn)各類密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設(shè)置對象
1.服務(wù)器（域名、阿里云、教師行動網(wǎng)、云平臺、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網(wǎng)站用戶（云平臺、教師行動網(wǎng)、中考中招）、后臺賬號等；
3.公司官網(wǎng)、微信、微博等與公司宣傳有關(guān)的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機(jī)構(gòu)等網(wǎng)站注冊的賬號、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關(guān)的賬號密碼。
二、密碼的設(shè)置
1.公司各項密碼，由直接責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人商議確定，密碼可由直接責(zé)任人設(shè)定，并報部門負(fù)責(zé)人知曉及備案。
2.密碼內(nèi)容設(shè)置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長度不能少于8個字符；機(jī)密級對象，設(shè)置的密碼長度不得少于10個字符；設(shè)置密碼時應(yīng)盡量避開有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1.公司因?qū)嶋H需求，修改（更換）各項密碼，須向直接責(zé)任人申請，并得到部門負(fù)責(zé)人同意才允許更改密碼。
2.所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時上交公司各項賬戶密碼。由部門負(fù)責(zé)人通知相關(guān)人員及時修改相應(yīng)密碼。
3.定期更換密碼:一般服務(wù)器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1.公司設(shè)置的各項用戶密碼由直接責(zé)任人自行保存，嚴(yán)禁將各項密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應(yīng)按程序請示上級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批示后方可告知相應(yīng)密碼。一旦對方工作完成，直接責(zé)任人必須及時更改密碼，確保密碼安全。
2.公司的'各項密碼均由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進(jìn)行核查。
3.各項密碼直接責(zé)任人對所管理的密碼，嚴(yán)禁通過各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔(dān)相應(yīng)工作失職的責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人亦將承擔(dān)部門管理連帶責(zé)任。
4.如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責(zé)任人應(yīng)立刻報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并嚴(yán)查泄密源頭、修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細(xì)情況以書面形式及時上報上一級領(lǐng)導(dǎo)。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者將移送司法機(jī)關(guān)。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責(zé)任人
賬號/用戶名
密碼
備注
網(wǎng)址、地址等