公司檔案管理制度（精選16篇）
1. 公司檔案管理制度 篇一
第一章總則
第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理，保證會計資料的完整安全，更好地服務于公司的各項經營活動，根據《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會計檔案管理辦法》，并結合公司實際，特制定本制度。
第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財務資產部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機構及職責
第四條公司財務資產部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章會計檔案管理范圍
第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等)。
(四)經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產部門進行保管。
第四章會計檔案的整理立卷
第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會計年度終了后，應采用“三統一”的辦法對會計資料進行整理立卷。
(一)分類標準統一：一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;
(三)管理要求統一：建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條會計憑證的立卷
(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統一登記至會計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會計憑證裝訂前的準備工作：
(1)分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整;
(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資和獎金發放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)，根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數。
2.會計憑證裝訂時的要求：
(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。
3.會計憑證裝訂后的注意事項：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱;一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應按年整理立卷。基本要求是：
(一)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容;
(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;
(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象;
(七)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條會計報表的裝訂
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一立卷保管。
會計報表裝訂要求：
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角;如有損壞部位，應對其修補后，完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷，要求如下：
(一)分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺失要查明原因。
第五章會計檔案的歸檔
第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后，由財務資產部門保管一年，期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過程中，需財務資產部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移
交，由財務資產部門負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份)，一份交予財務資產部門會計檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會計檔案的保管
會計檔案必須進行科學管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。
第十五條機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
第十六條財務資產部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務資產部門保管期間，凡需借閱會計檔案人員，須經總會計師批準后，方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經總會計師批準。
第十八條會計檔案移交辦公室后，凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續，具體參見檔案管理相關規定。
第七章會計檔案的保管期限
第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。
第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會計檔案的銷毀
第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由綜合辦公室會同財務資產部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經總會計師、經理審批。
(三)銷毀會計檔案時，綜合辦公室和財務資產部門共同派專人監銷。
(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告總會計師、經理。
第二十三條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務資產部負責解釋。
第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關法律法規和工貿公司相關規定執行。
第二十六條本制度自頒發之日起施行
2. 公司檔案管理制度 篇二
當前事業單位人事檔案管理工作存在的問題
隨著經濟技術的發展，事業單位人事檔案管理需要進行改革來適應新形勢的發展，朝著制度化、科學、合理的方向去發展，但事業單位在人事檔案管理等工作中也存在一些問題需要解決。事業單位對人事檔案不夠重視
事業單位中人事檔案管理工作較為繁瑣，需職工對其進行長期的維護，但效果不怎么好，導致大部分事業單位對人事檔案的管理都不重視，覺得人事檔案管理就是將職工的信息進行登錄并整理就可以了，后期并沒有起到多大的作用，導致職工工作散漫，沒有積極性，這樣嚴重阻礙了人事檔案的發展，對事業單位的發展也沒有起到服務作用。
管理人員專業水平需要提高事業單位由于對人事檔案的管理工作不夠重視，導致管理人員的專業性不夠強，甚至是非專業出身，那么對人事檔案管理的專業性知識則嚴重缺乏。人員調動過程中，新任的檔案管理人員自學能力差，工作中存在一定的畏懼情緒，人事檔案業務主管部門組織舉辦系統專業的知識培訓較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位。同時職工對檔案的相關要求及材料的收集、整理之類的都不太了解，導致難以滿足崗位的需求，使得人事檔案管理工作并不到位。檔案管理工作中人員及專項經費缺乏由于在事業單位中存在著編制緊缺的情況，所以經常出現串崗及一人多崗的狀況，這嚴重阻礙了檔案管理的發展。同時檔案管理的專項經費也缺乏，導致檔案管理的保密工作做得不到位，有的直接將檔案存放在辦公室，有的將辦公室隔出一部分來存放檔案，這嚴重阻礙了人事檔案管理的發展。
提高事業單位人事檔案管理的措施
加強人事檔案管理工作事業單位需充分認識到人事檔案的重要性，并在思想上進行轉變來不斷地學習。單位領導要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的各項投入，做好檔案管理這個基礎性工作，才能為各項工作的順利進行提供有力保障。同時，事業單位的職工也需端正工作態度，了解檔案管理的重要性，保持良好的管理態度，來促進管理工作的發展。專業培訓促進管理發展通過培訓來提高職工的專業水平以及職業素養，實現事業單位人事檔案管理水平的進一步發展。隨著我國經濟技術的發展，事業單位在不斷地改革，在改革的過程中職工的素養、專業水平及技能等都在不斷的改革，只為了促進事業單位的發展。那么在事業單位中，根據需要來對人事檔案管理進行專項的培訓，通過多種方式促進知識的吸收，提升自身的水平。加強檔案管理的信息化建設想要很好地發展人事檔案管理，就需從各個方面來入手，將各個方向都進行加強。加強檔案的信息化轉換，來減輕檔案儲存及搜索的難度，并逐漸用電子版代替紙質版，以便于資料的收集。同時，各部門也需做好信息化轉換工作，共同完成信息化的建設。隨著經濟的發展，事業單位中人事檔案的管理工作也在進行改善，將管理工作中存在的問題進行改善，通過合理科學的措施解決。規范檔案管理工作，提升職工的專業水平以及職業態度，在良好的環境中來做好這份管理工作，并結合事業單位的實際情況來進行檔案的管理工作，各個部門也相互配合，一起來促進單位人事檔案管理的發展，這對職工后期的相關憑證也有幫助。
3. 公司檔案管理制度 篇三
第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的`可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從20xx年x月一日起執行。
4. 公司檔案管理制度 篇四
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。
2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。
3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1、檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。
2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5、庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6、庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。
7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9、對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。
10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
檔案鑒定、銷毀制度
1、根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字
檔案保管統計制度
一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
綜合檔案室主任職責
一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。
二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。
四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的`檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。
五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。
七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。
檔案工作人員崗位職責
一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
5. 公司檔案管理制度 篇五
檔案管理工作由綜合部總負責，各部門協助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作；
2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統一負責，以確保檔案的完整及價值的發揮；
3、政府部門下發的紅頭文件正本必須交綜合部存檔；
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統一存檔；
5、各部門的各類專業檔案，部門應及時與綜合部交接存檔，以便查閱、利用；
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發生。
二、工程技術檔案的管理
1、工程部經理負責全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位（勘察、設計、施工、監理）編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔；
2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作，并按要求向建設單位工程技術部移交檔案；
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖，匯總后經監理單位審核合格后移交建設單位工程技術部；
4、監理單位負責工程監理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術部，并負責審核施工單位的`竣工文件。
三、檔案管理規范
為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本規范。
（一）歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、工程技術檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
（二）公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責，檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
（三）資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度，即：資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經理應積極配合與支持；
2、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔；
3、各部門專用的收、發文件資料，按文件的性質確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
（四）檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總工程師、各部門經理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續；
2、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
（五）檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料；
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經理審核經總經理批準后執行；
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部分管領導批準后方可銷毀；
4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存；
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理指定專人監督銷毀。
6. 公司檔案管理制度 篇六
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發,把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。
3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。
二、管理結構和職責
1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門,根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責:
①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況;
②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;
③組織培訓各部門兼職檔案管理員;
④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;
2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點,設立部門內的.檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業務結點,其基本職責:
①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范,制定本部門檔案工作各項實施細則;
②負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統整理、編目、科學排列,做到查找方便,為各項工作提供服務;
③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發現問題除及時報告本部門領導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;
5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關工作的查閱;
7、凡領用檔案原件交相關部門留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動,以及項目結束時,應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發揮公司檔案在項目開發和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時追查責任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經總經理批準,一般內部檔案須經總辦主任批準。
3、經批準銷毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫銷毀清單,并由專人監督銷毀。
七、附則
1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應參照本規范制定部門內實施細則,報總辦備案;
3、有關檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。
4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規定
1、針對地產公司開發的新項目,在正式出施工圖時給物業公司發放的圖紙(包括各專業相關圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。
2、工程竣工驗收后,地產公司向物業公司提交整套工程資料,物業公司專人接收并簽字確認。
3、服務中心成立后,項目資料移交服務中心,由服務中心具體按檔案管理制度中相關規定進行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關部門分類整理
列出清單
部門經理審查簽字
項目結束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
7. 公司檔案管理制度 篇七
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。
c）檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。
d）檔案借閱
（1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；
⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。
⑵執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：
a）公司規定的密級文件；
b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；
c）合同、協議書等正本及過程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e）其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a）檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。
六、相關記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號表》
6、 《檔案管理流程》
8. 公司檔案管理制度 篇八
一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規。認真學習貫徹公司質量、環境、職業健康安全管理體系文件,協助本部門領導搞好貫標工作。
二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現建設工程合同動態管理。分析匯總各時期合同簽訂及經濟指標完成情況,為領導及相關部門提供及時、準確、真實的數據信息。
三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發送建設工程合同文本到相關部門,并做好發送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統一,完備、整潔、規范。
四、建立分包合同及各類經濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經濟合同文本。
五、嚴格保守企業經濟機密。
六、完成領導交辦的'其它工作。
9. 公司檔案管理制度 篇九
環境保護檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強環境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發利用環境保護檔案信息資源，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環境保護法》等相關法律法規，結合環境保護工作實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱環境保護檔案，是指各級環境保護主管部門及其派出機構、直屬單位(以下簡稱環境保護部門)，在環境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。
第三條 環境保護檔案工作是環境保護部門的重要職責，實行統一領導、分級管理。
第四條 國務院環境保護主管部門對環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受國家檔案行政管理部門的監督和指導。
地方各級環境保護主管部門對本行政區域內環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門的監督和指導。
第二章 環境保護部門檔案工作職責
第五條 環境保護部門應當加強對檔案工作的領導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環境保護相關專業知識和業務技能的正式專職檔案管理人員。環境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構歸口負責本部門檔案管理工作。
第六條 環境保護部門應當將檔案工作納入本部門發展規劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內容，及時研究并協調解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協調發展。
第七條 環境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關規定，科學合理核定檔案工作經費，并列入同級財政預算，加強對檔案工作經費的審計和績效考核，確保科學使用、專款專用。
第八條 環境保護部門應當按照國家有關檔案管理的規定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關的撤銷或者合并部門的全部檔案。
第九條 環境保護部門應當將檔案信息化建設納入本部門信息化建設同步實施，推進文檔一體化管理，實現資源數字化、利用網絡化、管理智能化。
第十條 環境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開。
第十一條 環境保護部門應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，提供符合設計規范的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設施，以及計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁柜等工作設備。
第十二條 環境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入干部培養和選拔任用統一規劃，統籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創造條件。檔案管理人員的職務晉升或者職稱評定、業務能力考核，按照國家有關規定執行，并享有專業人員的同等待遇。
第十三條 環境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關法律法規，確保環境保護檔案安全保密和有效利用。
第三章 檔案管理機構、文件(項目)承辦單位職責
第十四條 環境保護部門的檔案管理機構應當履行下列職責:
(一)貫徹執行國家檔案法律法規和工作方針、政策。經國家檔案行政管理部門同意，國務院環境保護主管部門的檔案管理機構負責研究制定環境保護檔案管理規章制度、行業標準和技術規范并組織實施。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構依據上級環境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關制度要求，制定本行政區域內環境保護檔案管理工作制度并組織實施。
(二)負責本部門檔案的統一管理，地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構對本行政區域內環境保護檔案管理工作進行監督和指導。
(三)負責編制本部門檔案管理經費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發利用，設備購置和運行維護，信息化建設，以及檔案宣傳培訓等項目經費列入預算。
(四)負責本部門檔案信息化工作，參與本部門電子文件全過程管理工作，組織實施本部門檔案數字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質備份工作。
(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設項目、重大科研項目、重大生態保護項目等歸檔工作進行監督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設項目工程竣工和重要設備儀器開箱的文件材料驗收工作。
(六)負責制定本部門文件(項目)材料的歸檔范圍和保管期限，指導本部門的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學合理開發利用，安全保管檔案并按照有關規定向檔案館移交檔案。
(七)國務院環境保護主管部門的檔案管理機構，負責匯總統計地方環境保護主管部門，本部門及其派出機構、直屬單位檔案工作基本情況的數據，并報送國家檔案行政管理部門。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構，負責匯總統計本行政區域內環境保護檔案工作基本情況數據，并報送同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門。
(八)負責開展環境保護部門檔案工作業務交流，組織檔案管理人員專業培訓。
(九)各級環境保護主管部門的檔案管理機構負責組織實施同級檔案行政管理部門布置的相關工作，并協調環境保護部門的檔案管理機構與其他部門檔案管理機構之間的檔案工作。
第十五條 環境保護部門的文件(項目)承辦單位在本部門檔案管理機構的指導下，履行下列職責：
(一)負責本單位文件(項目)材料的收集、整理和歸檔。
(二)負責督促指導文件(項目)承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，并按照規定向本部門檔案管理機構移交。
(三)重大建設項目、重大科研項目、重大生態保護項目承辦單位負責制定專項檔案管理規定、歸檔范圍和保管期限，報環境保護部門的檔案管理機構同意后，由項目承辦單位組織實施。
第四章 文件材料的歸檔
第十六條 環境保護文件材料歸檔范圍應當全面、系統地反映綜合管理和政策法規、科學技術、環境影響評價、環境監測、污染防治、生態保護、核與輻射安全監管、環境監察執法等業務活動。
第十七條 環境保護部門在部署污染源普查、環境質量調查等專項工作時，應當明確文件材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時，應當檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設項目、重大科研項目和重大生態保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進行項目鑒定、驗收和申報獎項。
第十八條 環境保護文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。文件(項目)承辦單位根據下列情形，按要求將應歸檔文件及電子文件同步移交本部門檔案管理機構進行歸檔，任何人不得據為己有或者拒絕歸檔：
(一)文書材料應當在文件辦理完畢后及時歸檔;
(二)重大會議和活動等文件材料，應當在會議和活動結束后一個月內歸檔;
(三)科研項目、建設項目文件材料應當在成果鑒定和項目驗收后兩個月內歸檔，周期較長的科研項目、建設項目可以按完成階段分期歸檔;
(四)一般儀器設備隨機文件材料，應當在開箱驗收或者安裝調試后七日內歸檔，重要儀器設備開箱驗收應當由檔案管理人員現場監督隨機文件材料歸檔。
第五章 檔案的管理
第十九條 環境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環境保護檔案真實、齊全、完整。
第二十條 環境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法 環境保護檔案分類表》《環境保護檔案著錄細則》《環境保護檔案管理規范》等文件的有關規定執行，其相應的電子文件材料應當按照有關要求同步歸檔。
文書材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20__)的有關規定執行。
照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-20__)的有關規定執行。
錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關規定執行。
科技文件的整理歸檔，依照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20__)的有關規定執行。
會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關規定執行。
人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔20__〕12號)等文件的有關規定執行。
電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-20__)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T 17678.1-1999)等文件的有關規定執行。重要電子文件應當與紙質文件材料一并歸檔。
第二十一條 環境保護部門的檔案管理機構應當定期檢查檔案保管狀態，調試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質的檔案進行修復。
第二十二條 環境保護檔案的鑒定應當定期進行。
環境保護部門成立環境保護檔案鑒定小組進行鑒定工作，鑒定小組由環境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構、保密部門和文件(項目)承辦單位有關人員組成。
對保管期限變動、密級調整和需要銷毀的檔案，應當提請本部門環境保護檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結束后，環境保護檔案鑒定小組應當形成鑒定報告，提出鑒定意見。
第二十三條 環境保護檔案的銷毀應當按照相關規定辦理，并履行銷毀批準手續。未經鑒定、未履行批準銷毀手續的檔案，嚴禁銷毀。
對經過環境保護檔案鑒定小組鑒定確認無保存價值需要銷毀的檔案，應當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批準后銷毀。檔案銷毀清冊永久保存。
環境保護檔案的銷毀由檔案管理機構組織實施。銷毀檔案時，檔案管理機構與保密部門應當分別指派人員共同進行現場監督，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀后，應當及時調整檔案柜(架)，并在目錄及檢索工具中注明。
第二十四條 環境保護部門撤銷或者變動時，應當妥善保管環境保護檔案，向相關接收部門或者同級檔案管理部門移交，并向上級環境保護主管部門報告。
第二十五條 文件(項目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應當及時對屬于歸檔范圍的文件材料進行整理、歸檔，并辦理移交手續，不得帶走或者毀棄。
第六章 檔案的利用
第二十六條 環境保護部門的檔案管理機構應當積極開發環境保護檔案信息資源，并根據環境保護工作實際需要，對現有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發，為環境保護工作提供服務。
第二十七條 環境保護部門應當積極開展環境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。
第二十八條 環境保護檔案一般以數字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。
利用環境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得對檔案原件進行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。
第七章 獎勵與處罰
第二十九條 有下列事跡之一的，依照國家有關規定給予表揚、表彰或者獎勵：
(一)在環境保護檔案的收集、整理或者開發利用等方面做出顯著成績的;
(二)對環境保護檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的;
(三)將個人所有的具有重要或者珍貴價值的環境保護檔案捐贈給國家的;
(四)執行檔案法律法規表現突出的。
第三十條 在環境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規給予處分;情節嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。
第八章 附 則
第三十一條 地方各級環境保護主管部門可以根據本辦法，結合本地實際情況，聯合同級檔案行政管理部門制定實施細則，并報上級檔案行政管理部門和環境保護主管部門備案。
第三十二條 本辦法自20__年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環境保護檔案管理辦法》(原國家環境保護局 國家檔案局令第13號)同時廢止。
10. 公司檔案管理制度 篇十
一、總則
（一）為了規范集團的人事檔案管理工作，加強對人事檔案的收集、補充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉遞、保管等工作流程的內部管理監控，維護集團人事檔案的規范性和保密性，根據國家人事檔案管理法律法規和集團檔案管理制度等有關制度，結合集團人事檔案管理工作實際，特制定本制度。
（二）本制度適用于集團系統內部人事檔案管理工作。
二、檔案管理人員工作職責
（一）綜合辦公室安排專職管理人員，負責對人事檔案的收集、補充、鑒別、整理、借用、借閱、轉遞、保管、規范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；
（二）集團人事檔案管理人員工作職責：
1 .嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容，做好人事檔案的安全保密、保護工作；
2 .根據集團公司人事檔案工作具體情況，完善各項必要的規章制度，堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事;
3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞等工作。及時登記人事職務、工資、職稱等的變動情況，為有關部門提供人事檔案信息；
4 .積極主動地去發現人事檔案工作的新情況、新問題，并定5期向部門領導請示報告工作；.積極參加檔案管理學習,提高業務水平和工作能力。
（三）未經允許，任何人不得借閱人事檔案資料。
三、紙質資料管理
（一）收集綜合辦公室檔案專管員在收集人事檔案資料時，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實、有效，資料收集齊全后須及時整理歸檔。
（二）整理
1 .人事檔案分類人事檔案紙質資料大致分為基礎檔案資料、
輔助檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基礎檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。
（1）基礎檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯系電話、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、項目經歷、家庭情況，工作履歷等；
員工入職相關審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說明書、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類證件資料，包括但不限于身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等；員工各類在職資料，包括但不限于轉正申請書、試用期員工轉正定級考核表、每年度工作總結等；
（2）輔助檔案資料
①輔助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會根據實際情況定期或不定期的更新。
②輔助檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）
③輔助檔案資料（累積類）主要包括：培訓學習）總結資料、任免類文件、調動交接資料共四類；
④輔助檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協議和體檢資料共兩類。
（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。
四、檔案組卷、存放規定
1.設立專用的檔案柜。檔案存入箱柜時排列系統，重要檔案要專柜存放。
2 .以部門為單位，分類設置基礎檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對應存入部門人事）32Cnl6cm檔案袋的分類文件盒中，必要時可統一使用（長（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲檔案。
3 .檔案盒背側應當貼有人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號。
4 .檔案盒內首頁應當設置檔案索引表。
5.歸檔的文件材料，必須用統一的'報告紙、擬稿紙書寫。
五、電子檔案管理
電子檔案管理對應于紙質人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設立人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門為單位存入。為后續的查閱與調取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；
1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實習人員）當天及時對其所有相關個人信息進行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內全部錄入公司人事管理系統。
2 .電子信息更新：員工個人信息發生變動時，需及時對其電子信息進行更新。
六、監督與處罰
對違反本規定有下列情形的，由綜合辦公室會同有關部門進行處理：
1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；
2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的；
3、利用職務便利調取檔案資料謀取私利的。對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者，要視情節的輕重，給予批評教育或開除處分;觸犯法律的，要依法追究責任。
本制度自頒發之日起生效。
11. 公司檔案管理制度 篇十一
第一條
管理部門1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。
第二條
文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：
1.檢查文件的及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。
3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
4.與本案無關的`文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。
第三條
文件整理點收文件后，應依下列方式整理：
1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條
檔案分類1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條
檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條
檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。
第七條
歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條
保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第九條
檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。
第十條
調卷程序1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。
第十一條
調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。
12. 公司檔案管理制度 篇十二
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的`人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
13. 公司檔案管理制度 篇十三
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案緊要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必需完整、精準、系統，文件書寫和載體材料必需耐保管，文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特別情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必需由總經理審批，屬隱秘文件的必需由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必需使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準，特別類型的紙張經整理后達到210mmx297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了緊要文件的緊要修改過程，有查考價值的電子文件應被保存。當正式文件是紙質時，假如保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保存，否則可依據實際條件或需要，確定是否保存。
■保管與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證精準、牢靠的標識關系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應實行更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必需隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保管的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保存。
■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，假如接受非標準壓縮方法，則應將相關軟件一并收集。
■用計算機輔佑襄助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必需保證其對設備的倚靠性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必需保證收集其壓縮
方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必需保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必需保證參數精準、數據完整。
■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必需連同專用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法: ■適時依照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保管。
■電子文件登記表假如制成電子表格，應與備份文件一同保管，并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必需時，復制第三套，異地保管。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。
■本標準推舉接受的載體按優先次序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保管的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必需貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保管的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，假如是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保存時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理，原則上要保管聲像資料原件負責公司檔案的`集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促引導部門檔案管理； 2）建立健全公司檔案管理制度，引導、監督和檢查執行情況； 3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料； 4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；引導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通； 6）負責組織學習和培訓檔案管理方法、使用學問。 2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變更時，做好或幫忙移交工作，并適時通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批準對本身部門資料或合同復印件的處置； 2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
14. 公司檔案管理制度 篇十四
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的'材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
15. 公司檔案管理制度 篇十五
第一章總則
第一條為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條本工作細則適用于江蘇實業集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務工作細則
第三條檔案人員崗位職責
(一)貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。
(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作的發展規劃。
(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統、正確的立卷歸檔。
(四)負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。
(五)負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔案。
(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執行標準
(1)應歸檔文件齊全完整;
(2)應歸檔文件為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執行標準
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關法律法規執行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;
(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發目標管理獎。
第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。
第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。
16. 公司檔案管理制度 篇十六
為貫徹落實《機關檔案管理規定》，近日，全國人大機關重新修訂了《全國人大機關檔案管理辦法》，并經十三屆全國人大常委會秘書長、機關黨組書記楊振武批準同意，印發機關各單位、各部門施行。
《機關檔案管理規定》的頒布施行是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措，是進一步依法加強機關檔案科學規范管理的一個重要抓手。《機關檔案管理規定》具有很好的普適性、實用性和創新性，為機關檔案工作轉型升級提供了重要依據。全國人大機關以學習貫徹落實《機關檔案管理規定》為契機，深入開展檔案法治宣傳教育，以規范檔案管理工作流程為目標，貫徹落實依法依規治檔的本質要求，將標準化、精細化、流程化作為檔案工作的重要任務，進一步完善檔案管理體制機制。
全國人大常委會辦公廳秘書局高度重視，及時召開座談會組織機關兼職檔案員進行學習討論。檔案處認真學習領會《機關檔案管理規定》，結合全國人大機關檔案工作的實際情況，啟動《全國人大機關檔案管理辦法》的修訂工作。
在修訂工作中，檔案處堅持加強宣傳、集思廣益，廣泛征集修訂意見。通過舉辦檔案工作學習班、召開座談會、印發征求意見稿等形式，使機關32家立檔單位和各單位、各部門兼職檔案員廣泛參與到此次修訂工作中。征求意見稿經歷了“三上三下”的修改過程，充分吸收了國家檔案局檔案館(室)業務指導司機關檔案業務指導處的意見。此次修訂工作共對現行辦法進行了42處修改，新增條款15條，對19條條款作出重大調整，保證新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》適應當前和今后一段時期機關檔案管理工作需要。
修訂工作同時堅持統籌協調、與時俱進，積極創新機關檔案管理工作體制機制。新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》首次明確了由全國人大常委會副秘書長牽頭的機關檔案工作協調機制，協調處理全國人大機關檔案工作重大事務和重要事項，要求機關各立檔單位建立以主要負責同志、分管檔案工作領導、專職或兼職檔案員、業務人員組成的4級檔案工作機制，為機關檔案工作的明確責任、分級管理、齊抓共管提供了有力的制度保障。按照新時代機關檔案工作信息化要求，針對全國人大機關數字檔案室建設情況，結合《機關檔案管理規定》的精神，《全國人大機關檔案管理辦法》明確規定了全國人大機關檔案信息化建設的技術要求和工作部署，保證全國人大機關檔案信息化建設有規可循、安全規范。
此次修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》完整覆蓋機關檔案收集、整理、保管、鑒定、利用、編研等各個工作環節，明確要求檔案工作與業務工作同步部署、同步實施、同步發展，具有較強的規范性、針對性和實用性，對做好新時代全國人大機關檔案工作具有重要意義。